Review sách The Effective Executive - Nhà quản trị thành công

Qua cuốn sách, Peter Drucker đưa ra những lời khuyên thiết thực để trở thành một nhà quản lý hiệu quả. Cụ thể, ông chia sẻ 8 thói quen và 5 đức tính then chốt giúp nâng cao năng suất và kết quả làm việc của bạn. Đó là những bài học quý giá mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng nên áp dụng.

Cụ thể, cuốn sách đề cập đến 8 câu hỏi hay thói quen của một nhà quản lý hiệu quả:

• Hỏi "Cần làm gì?" thay vì "Muốn làm gì?"
• Hỏi "Điều gì là tốt nhất cho doanh nghiệp?"
• Xây dựng kế hoạch hành động
• Chịu trách nhiệm về các quyết định của mình
• Chịu trách nhiệm về việc truyền đạt
• Tập trung vào cơ hội chứ không phải vấn đề
• Tổ chức các cuộc họp hiệu quả
• Suy nghĩ và nói "chúng ta" thay vì "tôi"

Ngoài ra, 5 thói quen quan trọng của nhà quản lý hiệu quả bao gồm:

• Biết thời gian của mình đi đâu
• Tập trung vào đóng góp ra bên ngoài
• Xây dựng dựa trên điểm mạnh
• Tập trung vào một số lĩnh vực quan trọng nhất
• Ra quyết định hiệu quả

Vậy hãy cùng Bookee tìm hiểu chi tiết hơn về những bài học quý giá mà cuốn sách đem lại nhé!

Hỏi "Cần làm gì?" thay vì "Muốn làm gì?"

Thay vì hỏi bản thân mình muốn làm gì, hãy hỏi mình cần phải làm gì. Bởi có rất ít mối liên hệ giữa những gì bạn muốn và những gì cần phải làm. Bạn muốn làm những việc nhỏ, dễ dàng ở cuối danh sách công việc, nhưng thực tế bạn cần phải làm những việc lớn, khó khăn, bất tiện ở đầu danh sách. Nếu chỉ tập trung vào điều mình muốn, bạn có thể làm được nhiều việc, nhưng chắc chắn đó không phải là những điều cần làm. Nói cách khác, bạn có thể "hiệu quả" nhưng không "có hiệu suất".

Xây dựng kế hoạch hành động

"Nhà quản lý là người thực thi... Kiến thức vô dụng với nhà quản lý cho đến khi nó được chuyển thành hành động". Bạn không thể lập một kế hoạch hoàn hảo và bám sát nó mà không thay đổi. Nhưng bạn phải dành thời gian để lập kế hoạch ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là bạn cẩn thận cân nhắc mọi thứ cần làm, thời hạn và thứ tự ưu tiên. Kế hoạch sẽ thay đổi dựa trên những điều mới học được và các diễn biến mới xảy ra dọc đường, nhưng ít nhất bạn đã bắt đầu từ một nền tảng vững chắc.

"Không có kế hoạch hành động, nhà quản lý trở thành tù nhân của các sự kiện". Không có kế hoạch, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc PHẢN ỨNG với những gì xảy ra xung quanh. Bằng cách dành thời gian để lập kế hoạch, bạn có thể lấy lại được sự kiểm soát và trở nên CHỦ ĐỘNG hơn.

Tập trung vào cơ hội, không phải vấn đề

Tất nhiên, các vấn đề cần được giải quyết và bạn cần xử lý chúng khi chúng phát sinh. Nhưng việc giải quyết vấn đề không tạo ra kết quả trực tiếp, nó chỉ đưa bạn quay trở lại trạng thái cân bằng như hôm qua. Việc chuyển hóa cơ hội thành kết quả có hiệu quả hơn. "Cơ hội" là nơi tiềm năng hoặc giá trị chưa được khai thác, vì vậy nhà quản lý hiệu quả là người tập trung sự chú ý vào những cơ hội này. Họ không chỉ tìm kiếm vấn đề hoặc đám cháy cần dập tắt, họ liên tục tìm kiếm những cách mới để tạo ra giá trị.

Biết thời gian của mình đi đâu

"Năng suất của bất kỳ quy trình nào cũng bị giới hạn bởi nguồn lực khan hiếm nhất. Trong quá trình chúng ta gọi là "hoàn thành công việc", nguồn lực khan hiếm nhất là thời gian".

Rất nhiều lời khuyên về nâng cao năng suất tập trung vào việc tổ chức công việc tốt hơn - lập danh sách kiểm tra, sắp xếp các ngăn và tệp khác nhau, tạo sơ đồ tâm trí cho các dự án, v.v. Nhưng Drucker đi xa hơn một bước và nói rằng nếu chúng ta muốn đạt được nhiều hơn bằng cách làm nhiều hơn, trước tiên chúng ta cần hiểu thời gian của mình đi đâu. Nhà quản lý hiệu quả biết rằng thời gian là yếu tố hạn chế của họ, vì vậy họ cần tối ưu hóa thời gian của mình tốt nhất có thể. Bằng cách lên kế hoạch thời gian trước tiên, họ có thể lên kế hoạch nhiệm vụ của mình tốt hơn.

• GHI NHẬN THỜI GIAN - tìm hiểu thời gian thực sự của bạn đi đâu. Nếu bạn giữ lịch tốt, bạn chỉ cần nhìn lại vài tuần trước. Nếu không, hãy bắt đầu ghi lại những gì bạn đang làm ở các thời điểm khác nhau trong ngày. Xem qua các "nhóm" khác nhau mà bạn dành thời gian - email, cuộc gọi, cuộc họp, viết báo cáo, làm dự án, lên kế hoạch nhiệm vụ lớn, thực hiện nhiệm vụ nhỏ. Cố gắng làm điều đó một cách khách quan nhất có thể. Viết xuống khi bạn đang làm - nếu chỉ dựa vào trí nhớ, bạn sẽ thấy rằng khi nhìn lại ngày hôm đó, bạn đánh giá quá cao thời gian năng suất và đánh giá thấp thời gian lãng phí vô ích.
• QUẢN LÝ THỜI GIAN - loại bỏ những thứ lãng phí thời gian. Nhìn vào thời gian đã ghi lại, bạn sẽ thấy được những "kẻ trộm" thời gian lớn. Hãy cố gắng cắt giảm những đòi hỏi vô ích đối với thời gian của bạn. Loại bỏ những thứ hoàn toàn không cần phải làm. Hỏi bản thân "Điều gì sẽ xảy ra nếu việc này không được hoàn thành?", và nếu câu trả lời là "không có gì xảy ra cả" thì đừng làm nó! Drucker nói "Thật đáng ngạc nhiên có bao nhiêu việc những người bận rộn đang làm sẽ không bao giờ bị thiếu". Có thể đó là báo cáo hàng tháng mà không ai đọc, hoặc cuộc họp hàng tuần không cần thiết, hoặc những email qua lại có thể được giải quyết bằng một cuộc gọi điện thoại nhanh chóng. Sau khi loại bỏ những thứ không cần làm, hãy tự hỏi "Trong số các hoạt động này, điều nào có thể do người khác thực hiện tốt ngang bằng hoặc thậm chí tốt hơn?". Ủy quyền những nhiệm vụ mà bạn không thực sự tạo ra giá trị độc đáo giúp bạn có thời gian tập trung vào những việc quan trọng hơn.
• CỦNG CỐ THỜI GIAN - sắp xếp các khối thời gian rảnh rỗi của bạn thành các đơn vị liên tục lớn nhất có thể. Tất cả những việc quan trọng và có giá trị nhất mà bạn có thể làm để tạo ra kết quả đều cần thời gian. Hơn nữa, chúng cần những khối thời gian liên tục, tập trung và không bị gián đoạn lớn. Hãy cố gắng sắp xếp tất cả các cuộc họp và cuộc gọi của bạn vào buổi chiều để bạn có thể tập trung vài giờ liền vào buổi sáng để đi sâu với dự án quan trọng nhất của ngày.

Bên cạnh đó, bạn sẽ học được cách: 

• Chịu trách nhiệm về quyết định của mình: Một nhà quản lý hiệu quả phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các quyết định do mình đưa ra, kể cả khi nó sai lầm. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự trưởng thành.
• Chịu trách nhiệm về việc truyền đạt: Nhà quản lý cần chủ động truyền đạt rõ ràng với đồng nghiệp và nhân viên về mục tiêu, kế hoạch và kỳ vọng công việc. Không truyền đạt hiệu quả sẽ dẫn đến nhầm lẫn và mất hiệu suất.
• Tổ chức các cuộc họp hiệu quả: Cuộc họp phải có mục đích, chương trình và kết quả rõ ràng. Mọi người tham gia đều phải chuẩn bị trước. Nhà quản lý cần quản lý thời gian và đưa cuộc họp về đúng hướng.
• Suy nghĩ và nói "chúng ta" thay vì "tôi": Nhà quản lý hiệu quả không tự cao tự đại mà luôn xây dựng tinh thần đồng đội và tư duy vì lợi ích chung.
• Xây dựng dựa trên điểm mạnh: Biết nhận diện và phát huy tối đa điểm mạnh của bản thân, của nhân viên và tổ chức. Điểm yếu cũng cần khắc phục nhưng không nên bám vào chúng quá lâu.
• Tập trung vào một số lĩnh vực then chốt: Nhà quản lý cần xác định vài lĩnh vực then chốt nếu làm tốt sẽ mang lại kết quả vượt trội cho cả tổ chức. Tập trung năng lượng vào đó chứ không nên dàn trải

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn nâng cao năng lực quản lý và lãnh đạo của mình, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Đừng quên áp dụng những lời khuyên này vào thực tiễn để thấy rõ sự khác biệt nhé!